Bütün mesele zaman

Bu zaman yönetimi sistemi ile bir türlü yürümeyen yapılacaklar listenizi günlük faaliyet planı haline getireceksiniz. Önemli hedeflere ulaşmak için hazır olun!
Judith Kolberg

DES’li insanlar zamanı diğer insanlardan farklı yaşar. Birbirini beklenen şekilde izleyen, birbirinden bağımsız dakikalar dizisi yerine, DES’liler zamanı uzun ve tek bir ŞİMDİ olarak algılar. Problem çözmek ve krizleri ele almak söz konusuysa, bu harikadır – kesinlikle günün çabucak geçmesini sağlar. Ancak, yapılacaklar listesindeki işleri tamamlamaya çalışıyorsanız, zamanı DES tarzı algılama işleri karmaşıklaştırır.

Müşterim Julia kendi zaman algısını şöyle açıkladı: “Her günüm hızlı akıntılarda yalpalayarak, kayalara çarparak ilerleyen ve sonunda karaya vuran dümensiz bir tekne gibi gidiyor. Yapılacaklar listemdeki bir veya iki işi halledebiliyorum sadece. Bu çok cesaret kırıcı.”

Planlayıcı mı yoksa PDA mı?
Ofis gereçleri satan her hangi bir dükkanda, her türlü planlayıcıyı: masaüstü bloknotları, defter türü günlük planlayıcılar, kişisel dijital yardımcılar (PDA) görebilirsiniz. Sizin için en iyisi hangisidir? Bu ihtiyaçlarınıza bağlıdır.

Diyelim daha ziyade randevular, toplantılar, davetler ve diğer zamanı belirli zorunluluklarınız var ve yapılacak işleriniz daha az. Bu durumda bir ajanda –abartılı bir şey değil, her ay için bir sayfası olsun yeter-edinmeniz daha iyi olur.

Programlanmış randevulara ilaveten yapacak bir çok işiniz varsa, bir günlük planlayıcı veya PDA sizin için daha iyi olacaktır. Günlük planlayıcıların çoğunda bir takvim, yapılacakları yazabileceğiniz sayfalar ve yeni çıkan işleri not edebileceğiniz boş sayfalar bulunur. PDA bilgisayarla ortak çalışarak zil, ıslık vs. çalabilir – örneğin, toplantılardan önce size hatırlatma iletisi gönderebilir.

Nasıl bir ajanda seçerseniz seçin, mutlaka kullanın. Her zaman görebileceğiniz bir yerde muhafaza edin, böylece evden her çıkışınızda yanınıza almayı unutmazsınız. Ajandayı telefonun ya da sokak kapısının yanındaki bir rafta tutun ya da çantanızda saklayın.

Her gün yapmanız gerekenleri maksimum verim ve minimum güçlükle tamamlayabilmek için bir program veya yapılacaklar listesinden fazlasına ihtiyacınız var. Programlarındakileri gerçekleştirme konusunda son derece titiz davranan müşterilerim vardı – ancak yine de toplantılara gayri ihtiyari geç kalıyorlardı, tabii eğer gitmeyi başarabilirlerse. Öyle müşterilerim de vardı ki, yapılacaklar listelerindeki her şeyin gerçekleştirilmesine bir ömür yetmezdi.

İhtiyacınız olan şey benim basit üç adımlık “ritmik sistemim.” Nasıl yapılacağı aşağıda:

Adım 1: Ana yapılacaklar listeni hazırla.

Ana yapılacaklar listesi şu anda önünüzde bulunan her şeyi kapsamalıdır. Düğün veya taşınma planlaması gibi büyük şeylerden başlayarak resim asmak gibi basit işlere kadar giden bir listeden söz ediyorum.

Ana listeyi yapmak için son zamanlarda kendinize yazdığınız bütün notları (kağıt parçaları, post-it’ler, peçeteler, zarflar v.s.) biraraya getirin ve hepsini tek bir listede toplayın. Hepsini tek bir dökümana kaydedin, bilgisayarda yapılacak bir ana liste kağıt üstündekinden çok daha kolay güncellenebilir.

Ana listenize eklenecek her iş basit olmalıdır. Başka bir deyişle tek bir adım içermelidir – bir telefon araması yapmak, bir çekiç satın almak veya bir yanıt göndermek gibi. Bu demektir ki büyük ölçekli projeleri küçük birimlere ayıracaksınız. Örneğin “yeni bir araba alınacak” yerine “seçenekleri araştır,” “maliyeti hesapla,” “eski arabanın değerini belirle,” ve bunun gibi ayrı girişler yapın.

Ana listeniz işlere veya olaylara ait bir derecelendirmeler içermelidir. Her şeyi yapamayacağınız açıktır, o halde öncelikler belirleyeceksiniz. “A-B-C” sistemini öneriyorum: Yüksek öncelikli şeylere (mutlaka yapmanız gereken işler) “A” verin. Daha düşük öncelikliler için (zamanım olursa grubu) “B” veya (fırsat kalırsa grubu) “C” verin.

Gayet tabii ki numaralar (1-2-3), semboller (3 yıldız, 2 yıldız, 1 yıldız) veya renkler de (kırmızı-sarı-mavi) kullanabilirsiniz. Müşterilerimden biri ana listesini “Şimdi,” “Sonra,” ve “Otopark” terimlerini kullanarak önceliklendiriyordu.

Adım 2: Planlayıcınızı hazırlayın.

Neyi tamamlayabileceğiniz ne kadar zamanınız olduğuna bağlıdır. Basit değil mi? Ancak bir çok DES’li sahip oldukları zamanı abartılı değerlendirir – çünkü bir günün ne kadarının zaten yapılması gereken görevler, randevular, işler ve davetlerle dolu olduğunun farkına varmazlar.

Programınızın, kişisel dijital ajandanız (PDA) veya günlük planlayıcınızın başına geçin ve tüm tarih ve zamanları girin – davetler, doğumgünleri, yıldönümleri, bitiş günleri, toplantılar veya haftada bir randevular gibi tarihi belirli olanlar. Yerine getirmek zorunda olduğunuz günlük ve haftalık rutin işlerinizi de programlayın, örneğin markete gitmek, hesapları gözden geçirmek v.s.

Programınıza bütün zamanlı ve günlük işleri girdikten sonra gerçekten çalışabileceğiniz ne kadar zamanınız kaldığını bir bakışta görebileceksiniz.

Adım 3: Hepsini birleştirin.

Şimdi elinizde iki liste var: yapmanız gereken herşeyin bir ana listesi VE her gün ne kadar zaman ayırabileceğinizi gösteren günlük program.

DES’liler genellikle tek bir günde ne kadar iş yapabilecekleri konusunda gerçekçi olmayan bir beklenti içindedirler. Ancak yutabileceğinizden büyük bir lokmayı çiğnemeye kalkışmak sizi başarısızlığa götürür. Günlük faaliyet planınızı tahmin edebilmek için, programınız veya planlayıcınızdan bugünün sayfasına bakın ve ana listenizdeki A ve B önceliklerini gözden geçirin.

Programlanmış işleriniz arasına yüksek öncelikli işlerden hangilerini yerleştirebileceğiniz tahmin etmeye çalışın. Kendinize şunu sorun “Bugün programımda bulunanlar göz önüne alındığında planım uygulanabilir mi?”

Şunları hesaba katın:

· Bitirebileceğinizi düşündüğünüzden daha az iş yapmayı planlayın. Böylece trafik sıkışıklığı, çocuğunuzun hastalanması ya da başka beklenmedik bir nedenle oluşacak aksamalara karşı bir tamponunuz olur.

· Randevulara gidiş geliş, getir götür işleri ve yemekler için yeterince zaman ayırmayı unutmayın.

· Her günün “kafa yorucu” ve “kafa yormayan” işlerin bir karışımını içerdiğinden emin olun, eğer gününüz sadece yapılması zor veya bir çok karar almayı gerektiren işlerle doluysa bitkin düşersiniz.

· Her gününüz odaklanmayı artırıp ve ruh halini iyileştirdiği gösterilen dışarıda geçirilecek “yeşil zaman” içermelidir.
Yüksek öncelikli ve proglanmış faaliyetleriniz bir kez birleştirildikten sonra o günün faaliyet planına sahipsiniz demektir. Bunu ister program defterinize veya planlayıcınıza yazın, ister PDA’nıza girin ya da isterseniz ayrı bir kağıtta listeleyin.

Gününüzü geçirirken günlük planlayıcınızı veya PDA’nızı el altında bulundurun, böylece yapılacak yeni işleri aklınıza geldikçe yakalayıp yazabilirsiniz. Eve döndüğünüzde bunları da bilgisayardaki ana listenize ekleyin. Haftada bir veya belli aralıklarla güncellenmiş ana listenizdekileri yeniden öncelik sırasına koyun ve tüm sürece yeniden başlayın.

Bu sistemle tüm A öncelikli işlerinizi ve B’lerin bir çoğunu tamamlayabilirsiniz. Fırsat buldukça ana listenizi gözden geçirin. Muhtemelen C’lerin çoğunun uğraşmaya değmez olduğuna karar vereceksiniz. Bu da iyi bir şey. Her şey bir yana, ne de olsa hayat yalnızca yapılacaklar listelerine indirgenemez.

Judith Kolberg “ADD-Friendly Ways to Organize Your Life” (Hayatınızı Düzene Koymak için DES Dostu Yollar) ve düzenleme hakkındaki (squallpress.net). diğer kitapların yardımcı yazarıdır. Atlanta’da yaşamaktadır.

Makalenin aslı http://www.additudemag.com/ adresindedir.

Çeviri: Jale Çam Çetintaş