تفعيل cached exchange : كافة إصدارات مايكروسوفت Office

في الحقيقة هذه احتمالات صائبة يمر بها العديد من موظفين الشركات وخاصة أولئك ممن يعملون تحت طلبات الإدارة بشكل مباشر. اليوم نقدم لكم في هذه المقالة أحد أهم الطرق في تفريغ البريد الإلكتروني وكسب المزيد من مساحة التخزين على حساب مساحة القرص الصلب في الحاسوب.

متطلبات تفعيل cached exchange

1. توسعة حجم ملف OST في الحاسوب.
2. تفعيل أرشيف السنوات الأقدم في إصدار مايكروسوفت Office.

غالبا ما تعتبر الطريقة الثانية هي الأكثر استخداما , ولكن من تجربة قمنا بإعدادها في إحدى الشركات , فإن حل هذه المسألة يتطلب القيام بكلتا الطريقتين معًا. وخاصة أن فقدان بيانات الموظف بسبب خطأ قاصر في إدارة ملفاته لن يشفع لك ولا لمهاراتك حتى لو كنت بالفعل كذلك.

توسعة ملف OST

توفر لك مايكروسوفت طرق قليلة المصادر في توسيع مساحة الملف OST لتجعله يستقبل مساحات أكبر من رسائل البريد الإلكتروني Exchange. بالرغم من أن إصدارات مايكروسوفت Office متراكمة لكن ملف OST لم يتغير بسبب أن معمارية جميع الإصدارات واحدة.

طريقة تفعيل cached exchange تعمل على كافة إصدارات Office من مايكروسوفت تقريبا. بالتالي تنطبق هذه المقالة مع كل من إصدارات Outlook 2003 , 2007 , 2010 , 2013 , 2016  2019 و مايكروسوفت 365.

• قم بتشغيل صندوق Run من Start menu. بعد ذلك قم بكتابة regedit.exe. ثم وافق على جميع الأذونات.
• نذهب إلى الإمتداد التالي كما في هذه القصاصة :

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0OutlookPST

• بعد ذلك نبحث عن كل من ملف MaxLargeFileSize و WarnLargeFileSize. (يهمنا في الدرجة الأولى ملف MaxLargeFileSize ).

• بعد أن قمت بإدراج وتعيين القيمتين السابقتين بصيغة DWORD32. سوف تجد كل منهما داخل ملف PST كما في الصورة التالية:

يتم التعرف التلقائي على الملفات السابقة عند تفعيل cached exchange. لكن يجب تعيين قيمة لكي يعمل كل منهم ويأخذ إصدار Office القيمة الحقيقة من التوسعة. على سبيل المثال تمثل القيمة (4090445042) مائة جيجابايت في صيغة Decimal.

• قم بالنقر على ملف MaxLargeFileSize  ثم قم بوضع القيمة السابقة والتحويل إلى صيغة Decimal بدلا من Hexadecimal.

• ملف WarnLargeFileSize يستخدم فقط للتحذير عند تجاوز قيمة ما والقرب من انتهاء المساحة المتاحة , بالتالي قم بتعيين أي قيمة أقل تجدها مناسبة لإشعار التنبيه.
• قم بإعادة تشغيل الكمبيوتر وانتظر الدخول إلى شاشة ويندوز من جديد.

تفعيل أرشيف بعدد السنوات

تمكنك هذه الطريقة من تفعيل الأرشيف المحلي لكي يقبل تحميل رسائل البريد الإلكتروني والاحتفاظ بنسخة محلية على الكمبيوتر. بينما تتميز هذه الطريقة بتسريع عملية الدخول إلى البريد الإلكتروني ومزامنة البريد بأحدث رسائل وصلت إليه فقط.

• قم بالدخول إلى صفحة  Control Panel -> mail -> profile name. عادة ما تجد البروفايل الإفتراضي بتسمية Profile. ثم قم باختيار Account settings.

• من خانة Email نقوم بالدخول إلى البريد الإلكتروني للمستخدم. وعند ظهور صندوق Exchange Account Settings , نقوم برفع مدة الإحتفاظ بنسخة الرسائل.

• تستطيع الآن فتح تطبيق Outlook ومشاهدة تغييرات جديدة طرأت عند تفعيل cached exchange.

سوف تلاحظ عزيزي القارئ بأن هناك مساحة إضافية يحاول Outlook تحميلها من الخادم. بالتالي في حال وجدت ذلك فإن هذا يدل على نجاح توسعة الملف OST.